*

TommiKangasmaa

Tehokkuuden harha

Ministeriöt, valtion virastot, korkeakoulut ja monet muut yhteiskunnalliset toimijat vähentävät nyt kilvan hallintoväkeään. Tehokkuutta ylistävät ja valtion ”pöhöttyneisyyttä” kilvan arvostelevat ihmiset hierovat iloisena käsiään. Jostain on säästettävä, joten potkaistaan pihalle kaikki byrokratian ammattilaiset, sujuvuuden mestarit ja työn tarkoituksenmukaisuuden mahdollistajat. Jätetään jäljelle vain kriittisimmät toimijat johtajineen. Tehkööt itse työnsä sujuvaksi.

Tähän todellakin on menty. Eikä tämä lysti ole pelkästään veroeuroilla mellastavien virkamiesten riemuksi tehty. Yritykset kautta linjan irtisanovat byrokratian ja työn sujuvuuden ammattilaisiaan. Sihteerit, kirjanpitäjät, siivoojat, kiinteistöjen ylläpitäjät, matkustuksen ammattilaiset ja monet muut saavat nyt lähteä tehokkuuden luudan alta. Jäljelle jääneet asiantuntijat ja johtajat tuijottavat kuittien, lomakkeiden ja sovellusten sekamelskaa yrittäen ymmärtää uutta rooliaan.

Tehokkuus tarkoittaa sitä, että ydintehtävät suoritetaan maksimaalisella suoritustasolla. Yliopistolle maksimaalinen suoritustaso tarkoittaa huippututkimusta ja laadukasta opetusta. Puolustusvoimille se tarkoittaa terävää suunnittelua, laadukasta koulutusta ja korkeaa valmiutta. Teknologiayritykselle se tarkoittaa korkealaatuisia tuotteita, innovatiivista suunnittelua ja hyvää markkinointia. Yksikään näistä tulostavoitteista ei edisty sillä, että suunnittelijat ja johtajat skannaavat kuittejaan, yrittävät tunkea junalippujaan eri järjestelmiin, raportoivat tehdyistä matkoistaan, laskevat hotelliyöpymisensä aamiaisten alveja ja erittelevät parkkikuittien veroja.

Tunteja ja taas tunteja turhaa työtä, turhautumista, palautettuja ja väärin täytettyjä matkalaskuja, kirjalaskuja, seminaarimaksuja, kokouskahveja, pysäköintejä, lentokenttämaksuja, takseja, bussilippuja ja loputtomasti muuta byrokratian loppujätettä. Näin valtavaa työn tehokkuuden tuhoamista olen harvoin todistanut.

Kaikella tällä seurannalla ja valvonnalla on toki tarkoituksensa. Suomi on yksi vähiten korruptoituneimmista maista maailmassa. Jokainen kuitti syynätään ja jokaisen veroeuron käyttö on tarkistettavissa. Siitä tuskin haluamme luopua. Ymmärrän myös, että yritykset, virastot ja ministeriöt haluavat seurata kokonaisuutta ja saada riittävästi analysoitua tietoa. Ero on siinä, että kaikki tämä tuotettiin aikaisemmin tehokkaiden ammattilaisten toimesta.

Irtisanomalla hallinnon ammattilaiset luodaan järjestelmä, jossa professori ei tee tutkimusta, vaan opettelee apuraha-anomusjärjestelmän seurantajärjestelmän käyttöä. Eversti ei suunnittele puolustusjärjestelmää vaan skannailee kuitteja. Insinööri ei innovoi, vaan tallettaa seminaarinsa aamiaisalveja kryptisiin matkanhallintajärjestelmiin. Eihän siinä ole hitustakaan järkeä.

Hallintoa varten koulutetaan edelleen erittäin päteviä ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita kehittämään palvelujaan, oppimaan uusia hallintojärjestelmiä sekä vapauttamaan yrityksiä ja yhteiskunnallisia toimijoita tuottamaan sitä, mitä niiden pitää tuottaa. Jokaisen tehokkuuteen ja läpinäkyvyyteen pyrkivän päättäjän on ymmärrettävä, että hallinto ja byrokratia vaativat ammattilaisuutta.

Siirtämällä amatöörejä tuottamaan näitä palveluja, luodaan järjestelmä, jonka tuottavuus ja tehokkuus valuu hukkaan. Mitä iloa on ydinosaamisesta, jos työntekijä käyttää merkittävän osan aikaansa järjestelmien ja sääntöjen kanssa, joihin hänellä ei ole kokemusta, koulutusta tai osaamista? Mitä järkeä on käyttää suunnittelijan kallista työaikaa muihin tehtäviin?

Kukaan järkevä johtaja ei halua heikentää, vaan kasvattaa tulosta. Sihteereistä säästäminen voi tuntua helpolta ratkaisulta, mutta hallintoa ei voi hävittää irtisanomalla. Hallinnon työt menevät ydinbisneksen asiantuntijoille. Tulos ei yksinkertaisesti voi kasvaa, jos insinööri muuttuu osa-aikaiseksi kirjanpitäjäksi, erityisasiantuntija skannaajaksi, tiedottaja järjestelmätukihenkilöksi tai professori sihteeriksi. Järki käteen. Byrokratian, palvelujen ja hallinnon ammattilaisia tarvitaan. He tekevät ydintoiminnot mahdollisiksi ja ovat osa tulosta ja tehokkuutta.

Pitäkää kuittinne, matkajärjestelmänne, skannerinne, budjettikohtanne ja rakenteenne, rahastonne, toiminta-alueenne, budjettivastuunne, aamiaisalvinne, sappinne ja kymmenet muut velvoitteenne, jotka estävät minua tekemästä työtäni. Antakaa minulle takaisin edes osa niistä arvokkaista ammattilaisista, jotka ennen mahdollistivat oman työni tekemisen.

Piditkö tästä kirjoituksesta? Näytä se!

7Suosittele

7 käyttäjää suosittelee tätä kirjoitusta. - Näytä suosittelijat

NäytäPiilota kommentit (12 kommenttia)

Käyttäjän jlinjama kuva
Jussi Linjama

Olisi mielenkiintoista tietää, paljonko yhden euron pysäköinnillä tai 1.2 km automatkalla saadaan BKT:a, kun homma hoidetaan oikein viimeisen päälle neljän henkilön voimin ja muutaman elämää suuremman ohjelmiston avustuksella. Tietysti kaikki kupongit pitää sitten vielä tarkastaa ylemmällä tasolla.
Näppituntumalta heittäisin, että ainakin 200-300 euroa tulee isommassa firmassa/laitoksessa toimintaa, jos mukaan otetaan myös kiinteiden kustannusten osuus.

Timo Toiminen

Asianmukainen, hieno analyysi olemassaolevasta todellisuudesta. Ydinosaajat voivat alkaa nyt siis valtion johdossa palkkaamaan itse omat aputyövoimansa ja työtön työnhakija, eläkeläinen Timo Toiminen on jonossa rakennus- ja teollisuus-, tuotantoketjuumme, siunauksemme, aamen?

Käyttäjän JaakkoKorpi-Anttila kuva
Jaakko Korpi-Anttila

Ilmeisesti sain elämänikäiset tehokkuusvammat laatujärjestelmiestä ja esimies-alaispalavereista. Nykyään näistä ei taideta enää vouhottaa samalla tavalla kuin vuosituhannen vaihteessa. Minusta ne olivat konsulttien markkinoimia tapoja päätä laskuttamaan tyhjästä leukojen louskuttamisesta. Kumpikin oli kehitetty teolliseen kappaletavaratuotantoon ja silloin ne pakkosyötettiin myös viranomaishallinnon puolelle.

Vahvaa indisiota olin hahmottavinani, että kynäilyllä oli suurempi merkitys kuin itse toiminnalla, mutta varmaan nykytilanne syväjohtamisineen on toinen.

Käyttäjän kosonenjuhapekka kuva
Juha-Pekka Kosonen

Hallinnossa riittää se, että näyttää tehokkaalta. Lopputulos ei välttämättä sitä kuitenkaan ole. Esimerkkinä voidaan käyttää vaikkapa poliisia, joskin esimerkki voisi olla mistä tahansa hallinnon alalta.

Poliisissa valtion säästäminen on kuitenkin vedetty jo huippuunsa.

Partio kurvaa paikalle 400 000 km ajetulla "mustalla maijalla." Varustevyöhön ripustetulla Glock-virka-aseella saattaa olla ikää silläkin jo 20-vuotta. Suojaliivit ovat nekin jo 7-vuoden ikäiset.

Paikalle saapuvat poliisit näyttävät tehokkailta ja ovatkin sitä, mutta työtä tehdään säästösyistä pahimmillaan ikälopuilla varusteilla.

Poliisin yhden palveluluukun taktiikka on johtanut siihen, että paikalle tullut partio kirjaa rikoksen, tekee teknisen tutkinnan ja pienillä paikkakunnilla kenties vielä tutkiikin jutun itse, saattaa valmiin jutun syyteharkintaan ja tekee arkistointitoimenpiteet.

Osan ajasta partio siis tekee täysin järjestyspoliisin perustehtäviin kuulumatonta työtä eikä siten näy katukuvassa, jossa sen pitäisi kaiken järjen mukaan olla sen sijaan että partio tekee sisähommia.

Säästäminen on johtanut mm. rikosten selviämisprosenttien laskuun, koska yksittäinen poliisimies on pakotettu käyttämään melkoisen osan virka-ajastaan muuhun kuin poliisin varsinaiseen työhön.

Nyt tämä sama säästämisvimma leviää muuallekin valtion hallintoon.

Käyttäjän JussiNummelin kuva
Jussi Nummelin

Täällä siviilipuolella tuo kaikki kuvailtu on arkipäivää, eikä sitä moni pidä edes outona.

Täällä "meillä" työskentelee asiantuntijoita ja johtajiakin, enkä usko että kovin moni edes kaipaa "sihteeriä" hoitamaan junalipun kuitin laskutuksen.

Ongelma on ratkaistavissa oikeilla työkaluilla. Itse skannaan (kuvaan) kaikki kuittini kännykällä, josta ne menee joko "pilveen" tai mailaan ne spostiini. Siellä ne on sähköisenä valmiina laskutusta varten.

Kokonaan toinen asia on sitten milä vaikutus isolla määrällä työttömiksi jääneillä on jos he eivät työllisty. Mutta selvää on ettei "turhia" töitä kannata teettää, mutta voisihan sitä miettiä toimenkuvia irtisanomisen sijaan, vaikka muualla hallinnossa?

Käyttäjän sampocollander kuva
Sampo Collander

Juurikin näin. Olen työskennellyt sekä julkisella, ml. Puolustusvoimat, sekä yksityisellä. Näppituntumani on, että julkisella sihteereitä ja assistentteja on monin verroin enemmän kuin pörssiyhtiöissä.

Jos prosessit on suunniteltu huonosti, niihin menee enemmän aikaa. Kannattaa siis suunnitella niitäkin, ne ovat osa myös maanpuolustusta kuten vaikka materiaalivirratkin. Oman kokemukseni mukaan esim. kuittien skannaaminen tai kuvaaminen itse on nopeampaa, kuin homman selittäminen ja delegoiminen. Monilla kyse on asenneongelmasta, suuri johtaja eihalua tehdä sihteerikköjen hommia, koska kokee niiden alentavan arvoaan.

Samuli Helminen

No ei.

Itse tein työmatkan jälkeen matkalaskua yhden työpäivän ajan, noin 8 tuntia.
Selvitystä kuiteista, skannaamista, alv erottelua yms. todella tärkeää.
Lisäksi jo ennen työmatkaa sain ihan itse varata matkalippuja, ja korjata päivämääriä yms. yllätyksiä yhden työpäivän ajan.

Tämän jälkeen palvelukeskuksesta tulee tämä matkalasku bumerangina takaisin kun ulkomailla on eri alv-kanta kuin Suomessa. Sitä selvitettiin käytännössä toinen työpäivä kun järjestelmä ei aina toimi kuten sen pitäisi.

Eli kaksi työpäivää tein matkalaskua ja tämä oli pois omasta työstäni + tämä ennen matkaa suoritettu härdelli kaiken varaamiseen. Kolme työpäivää yhteensä asiaan jonka olisi alan ammattilainen tehnyt hetkessä ilmoittamalla koska, minne ja miten.

Äärimmäisen tehokasta, etten sanoisi. Eikä tämä ole yksittäistapaus, vaan pikemminkin ihan normaalia. Näin se homma toimii..?

Käyttäjän JussiNummelin kuva
Jussi Nummelin Vastaus kommenttiin #11

Asian voisi kääntää niin että täytyy olla erityisen tehoton organisaatio jos matkalaskun tekoon voi käytttää 8+8 tuntia aikaa.

Ja jos tuo on normaalia, niin kannattaisi vaatia koulutus asiaan.

Käyttäjän TommiKangasmaa kuva
Tommi Kangasmaa Vastaus kommenttiin #12

Voi olla Jussi, että et ihan tavoittanut pointtiani. Jos esimerkiksi osastollani on parikymmentä työntekijää ja jokainen heistä käyttää koulutuksen jälkeen 4 tuntia viikossa kuittisotaan, saadaan aikaan n. 80 tunnin työhävikki. Tällä määrällä voisi palkata kaksi ammattilaista tekemään tuon työn. Ammattilaisuuteen kuuluu kuitenkin se, että teho on suurempi, jolloin riittäisi yksi. Nyt tehohävikki on se 80 tuntia.

Työnjako on tehokasta. Jos prosessit ovat kevyitä (kuten teillä saattaa olla) ei ole mielekästä palkata ketään niitä tekemään. Keveys tarkoittaa kuitenkin muutamaa minuuttia viikossa.

Veronmaksajien rahoilla toimimisessa prosessien keveydestä ei kannata edes haaveilla. Montako alv-erittelyä saat puhelimellasi kuvattua pilveen? Meillä menee koulutetulta ammattilaiseltakin byrokratiaan tunteja viikossa.

Jos taas ajattelemme, että kouluttamalla saamme aikaan moniosaajia, unohtuu se, että meidän ei ole edes tarkoitus tehdä tehtävässämme kaikkea, mitä osaamme. Ei insinöörin ole tarkoitus valmistaa kappaleita tuotannossa, vaikka osaisi ja voisi. Hänen tehtävänsä on suunnitella ja johtaa.

Käyttäjän JussiNummelin kuva
Jussi Nummelin Vastaus kommenttiin #13

Tavoitin pointtisi kyllä, mutta minulla katsontakulma on eri.

Asiaa voi pohtia myös siltä kannalta että jääkö nyt jotakin varsinaisesta ydintehtävästä tekemättä? Tai jäisikö esimerkin mukaisesta 4h viikossa jotakin tekemättä ja jos jäisi niin miten paljon? Tai vielä niin että olisi se assistentti käytössä jolloin ydinosaamisalueen töihin jäisi vielä enemmän aikaa, kenties jopa niin paljon ettei tekijöitä sillä alalla tarvittaisi niin paljoa?

Mutta jos viikossa menee 2-3 päivää matkan laskutukseen niin lähtökohtaisesti koko järjestelmän mielekkyys on pielessä. 8h tehokasta skannailua ja alv erottelua, täytyy sanoa että on varmaan ollut erikoinen matka.

Ihan samalla lailla minä ne alvit erottelen, ihan samalla lailla vaaditaan kuitti/kopio jotta kulut menee maksuun. Meillä on olemassa sähköinen järjestelmä jossa on siinäkin omat kulmikkuutensa (tuskin silti yhtä hankala kuin SAP).

Jos työkalut ovat huonot niin sille voi jotain. Jos on huonot metodit niin sillekin voi jotain.

Käyttäjän TommiKangasmaa kuva
Tommi Kangasmaa Vastaus kommenttiin #14

Järjestelmän mielekkyydelle olisi varmaan paljon tehtävissä. Eri asia on se, mitä valtion kilpailutusjärjestelmän puitteissa saa tehdä. Esim. SAP on valittu, eikä sitä noin vain vaihdeta intuitiivisempaan järjestelmään. Käyttöliittymän suunnittelua ei ole tehty niitä henkilöitä varten,jotka käyttävät järjestelmää satunnaisesti.

Valtion tietojärjestelmät eivät ole yhtä joustavia kuin siviilipuolen. Syyt ovat selvät. Veronmaksaja haluaa sivistysvaltiossa valvoa kaikkea rahaliikennettä, johon hänen veroeuronsa menee. Reiluutta pitää olla kilpailussa, läpinäkyvyyttä kulutuksessa ja tasapuolisuutta kohtelussa. Hyvä niin.

Palaan kuitenkin tässä ajattelumaailmassa siihen, että prosessin osia varten on järkevää käyttää siihen soveltuvia ammattilaisia. Jos prosessin työvaihe kestää alle 40 tuntia viikossa, kannattaa palvelu ostaa ulkopuolelta.

Jos tilanne on se, että yhden tulosyksikön ydintehtävän suorittamisesta kuluu hallintotehtäviin jokaiselta (koulutetulta)työntekijältä n. 2-4 tuntia viikossa, on kannattavaa hoitaa se ammattilaisella.

Eri asia on, onko ydintehtävän hoitamisessa löysää. Se on jo kokonaan toinen keskustelu työn rytmin hajoamisineen, tehokkaine työaikoineen, liikunnan vaikutuksineen jne. Sen voin todeta, että kuvitelma valtion työntekijöistä hillumassa työpaikalla on jotain 80-lukua. Valitettavasti siviilimaailmassa vielä esiintyy tätäkin ajattelua.

Käyttäjän DanielMalinen kuva
Daniel Malinen

Sehän olisi mahti saavutus jos Kesko tai SOK saataisiin taivutettua StarUp yrityksiksi, silloin oligopoliin syntyy tilaa kilpailulle ja saadaan aikaa luovaa tuhoa kun kaupan alan StartUpien elinkaari tulee vauhdilla päätökseen. Voisikohan myös Vr kutistaa StartUp yritykseksi jotta se saataisiin muodin mukaisseksi. Onhan Suomessa tietysti kovat odotukset ja toiveet StarUp yrityksiltä mikä luo vielä omanpaineesa.

Muutama StartUpin määritelmä
"Startup-yritys on yleensä nuori innovatiivisiin ideoihin perustuva yritys, joka vasta kehittää ensimmäistä tuotettaan eikä tuota vielä voittoa. Nuoruuden lisäksi startup-yrityksen luonteeseen kuuluu nopean kasvun tavoitteleminen." ~ Kielikello
"Startup-yrityksistä on lyhyessä ajassa tullut kasvava ja näkyvä ilmiö. Ilmiön kestävyys riippuu kuitenkin itse yrityksistä ja niiden menestyksestä. Sekä rahoituksesta, jonka saaminen ei ole aina helppoa." ~ Talouselämä
"Startup-yritys tarkoittaa nuorta kasvuhakuista yritystä. Olennainen piirre on nopean kasvun tavoitteleminen. Yritykset kulkevat nk. kuolemanlaakson kautta toimintansa alkuvaiheessa. Nk. break even –pisteen jälkeen yrityksen tulisi tuottaa voittoa tai kattaa tappionsa muiden vuosien voitoilla." ~ Wikipedia

Esim StarUp yrityksena Suomennosuuskauppa voisi keskittää päivittäistava- ja ruuanmyynnin nettikauppaan josta on kovasti povattu Suomessa tulevaisuuden kivijalkakauppaa ja peltomarkettia, aivan kuten Sosiaalisesta mediasta on tullut tämän päivän tori ja ihmisten vapaa-ajan kohtaamispaikka tai että urheilu ja liikunta on siirtymässä hiljalleen virtuaalimaailmaan.

Miltäs tälläinen ajatus kuulostaa? Lisääntyisikö tehokkuus "pikayrityksillä"? Onko idea yhtä huono kuin virkakoneiston pientoimijoiden irtisanominen?

Toimituksen poiminnat